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Fazendo os Projetos Certos x Fazendo Certos os Projetos


Fazendo os Projetos Certos x Fazendo Certos os Projetos

O título pode fazer você pensar que deveria escolher entre um ou outro: “Fazer os projetos certos” ou “Fazer certo os projetos”. Provavelmente por que fazer ambos de forma eficiente não era viável através de processos manuais e deficiências tecnológicas.

Hoje em dia a tecnologia tornou possível que, praticamente nada precise ser feito manualmente.

A evolução da tecnologia não tem precedentes, e ligada a isso está a velocidade com que os negócios precisam funcionar para manterem-se competitivos, tornando tudo relativo. E isso é uma ótima notícia para nós.

O que uma vez pode ter sido considerado uma escolha entre “um ou outro” - “fazer os projetos certos” x “fazer certo os projetos”, passe a não ser mais uma escolha.

Com as soluções certas, essa dualidade é eliminada, tornando possível fazer certo os projetos certos.

 

De “fazer projetos certos” para “fazer certo os projetos”

O sonho de qualquer escritório de gerenciamento de projetos corporativo (PMO) é alinhar a estratégia (fazer os projetos certos) e a execução (fazer certo os projetos) gerenciando efetivamente o incômodo inevitável: a mudança.

`Entretanto, sem a solução correta, é impossível obter a visão em tempo real, necessária para corrigir o curso, especialmente se feito de forma manual.

Gerenciar portfólios, projetos e programas é um malabarismo com muitas peças em movimento. Mesmo hoje, com alguma tecnologia, é difícil para uma organização controlar tudo o que está em movimento tornando difícil para os executivos definir a estratégia corporativa; e para as equipes executar de acordo com essa estratégia.

Pesquisas mostram que nunca houve casos de empresas que dominaram adequadamente o questão do alinhamentoda estratégia com a execução. Isso porque esse alinhamento é algo dinâmico, que não pode ser dominado,mas pode ser gerenciado com ferramentas e tecnologias adequadas.

 

Começando com o básico: O porquê e o como

Por que precisamos saber quais são os projetos certos, e como fazemos isso? Bem, “o porquê” é simples: projetos mantêm a organização avançando - sejam eles iniciativas de sustentação ou inovação para o negócio.

O “como” é um pouco mais complexo. Começa no nível executivo, onde os objetivos corporativos, pilares e declarações de missão nascem. Mas, apesar de frases muito boas, geralmente não dizem muito como a estratégia se transforma em tática. É como se fosse querer sair de férias, tendo ideia de onde se quer ir, mas sem certeza de quando ou como chegar lá.

 

Do objetivo ao plano

Assim como você faria com o planejamento de suas férias (onde, quando, como e com quem você vai) o período de planejamento de uma empresa precisa começar com um inventário em tempo real de seus ativos. Você tem que saber em que está trabalhando para transformar um objetivo corporativo em um plano executável.

Ainda é prática comum gerenciar esse inventário em planilhas com cruzamentos, consolidações, etc. Mas qual é o problema de trabalhar com essas planilhas? Isso leva tempo. É um processo manual que torna difícil responder às mudanças do mercado com planilhas mirabolantes. Todos já vimos esses tipos de planilhas...

Hoje, com a tecnologia adequada e a inovação de processos, você pode eliminar estas planilhas, automatizando a forma como este inventário é conduzido, e transformando esses dados em um ativo em tempo real, que seus executivos e equipes podem utilizar quando necessário.

Esta visão de alto nível é conhecida como EPM – Enterprise Portfolio Management (Gerenciamento de Portfólios Corporativos) e é primeiro passo no planejamento corporativo. Ao invés de planilhas departamentais, recursos como crowdsourcing agregam os dados enviados pelos usuários, para criar um mapa das necessidades em tempo real e formar um inventário das tecnologias, processos, sistemas e pessoas de sua organização.

Desde sua criação, o Gerenciamento de Portfólios Corporativos (EPM) ajuda as organizações a identificar oportunidades, localizar sobreposições, descobrir necessidades de recursos, definir o que deve ser investido ou descontinuado, e as auxilia a começar a elaborar um caminho tático, alinhando os resultados projetados com os objetivos corporativos.

 

Do plano ao portfólio de projetos

A transição dos planos de projetos para a carteira de projetos é muito parecida com a definição de um destino de férias: comprar os bilhetes de avião, levantar-se e ir.

Durante o período de planejamento, o roadmap estratégico foi definido pelos executivos (os projetos certos). Agora, é hora de executar (fazer certo os projetos). O que está em jogo? O que está se perde ou se ganha se um projeto der certo ou falhar? Tempo e inheiro! E perder tempo e dinheiro nunca foi e nem será uma decisão estratégica.

Adotar uma ferramenta de Gerenciamento de Portfólio de Projetos (PPM), que ao se integrar rapidamente com suas aplicações cotidianas, proporcione visibilidade total em todas as etapas do processo, é um dever do nível executivo até a equipe do projeto.

De acordo com o artigo da Harvard Business Review, “Por que a execução da estratégia se desmancha – e o que fazer sobre isso? ”, a execução do projeto é feita por um grupo que chamamos de” líderes distribuídos”, que inclui não apenas gerentes que administram negócios e funções críticas, mas também de especialistas técnicos e funcionais que ocupam funções chave na cadeia de informação que fazem o projeto acontecer”. A execução é um esforço de equipe.

Hoje, o maior ativo, quando se trata de executar projetos é a visibilidade. Você tem que ter uma ferramenta que elimine as lacunas entre os sistemas e as organizações. Frequentemente, o trabalho não é feito porque as organizações continuam funcionado em silos.

De fato, o artigo ainda afirma: “quando pedido para identificar o maior desafio para a execução da estratégia da empresa, 30% dos gerentes citam falhas na coordenação entre unidades. ” O que significa que a falta de comunicação ou de visibilidade através de todas as unidades de negócios coloca em risco o sucesso dos projetos.

Uma visão em tempo real do status e dos modos colaborativos de comunicação permitem que as equipes sejam mais ágeis e receptivas quando ocorre uma mudança. Mais do que isso, a capacidade de olhar para um projeto e visualizar seu status ajuda os gerentes e os membros da equipe, pelos vários silos, a se comunicarem e manterem o projeto em movimento.

 

Fazendo certo os projetos certos

Fazer certo os projetos certos é uma fusão de planejamento, estratégia e execução. Esta fusão é proporcionada através do alinhamento entre os dados agregados do Gerenciamento de Portfólios Corporativos(EPM) e da entrega bem-sucedida do Gerenciamento de Portfólio de Projetos (PPM), e a capacidade de encontrar lacunas no processo de planejamento e fazer ajustes quando ocorrerem mudanças.

O artigo diz claramente: “Quando os gerentes vêm com soluções criativas para problemas imprevistos ou buscam oportunidades inesperadas, eles não estão conduzindo a implementação de maneira sistemática: Eles estão demonstrando execução do seu melhor.”. Precisamos transformar esse heroísmo em processos repetitivos e sistemáticos para termos sucessos repetitivos na execução de projetos.

A combinação de EPM e PPM, o alinhamento entre estratégia e execução, ajuda as organizações a unir sua estratégia e execução para melhores resultados de negócios, permitindo a negociação e o gerenciamento de mudanças.

Empresas que passaram por grandes transformações, como fusões e aquisições, sabem o quão desafiador é manter os projetos atuais, iniciar novos projetos e planejar o caminho à frente, sem afetar o andamento do negócio.

Os executivos devem ter os meios para elaborarem estratégias, usando informações em tempo real sobre o status da organização, sem interromper os projetos bem sucedidos em andamento.

 

Conclusão

De acordo com o artigo da Harvard Business Review, “Nenhum gráfico de Gantt sobrevive ao contato com a realidade.”. Porque ninguém pode prever o futuro.

Equipes, planos e processos têm de ser ágeis o suficiente para se adaptarem às mudanças. Ter a visibilidade holística para ver o que está funcionando e o que não está é o primeiro passo. O segundo passo é a visibilidade sobre os aspectos granulares de um projeto.

Capacite a sua organização para traduzir valores corporativos em planos estratégicos, executáveis, com a agilidade para responder às mudanças. Porque sempre haverá mudanças, está é a única afirmativa constante.

Fazer os projetos certos e fazer certos os projetos, ou simplesmente fazer certo os projetos certos não é mais uma escolha, é um dever de todas as organizações que desejarem sobreviver e continuarem a ser competitivas.